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Quels sont les documents location à conserver

Quels documents de location conserver ? Sur quelle durée ? Sous quel format ?

 

La durée de conservation d’un document lié à la location d’un bien immobilier est principalement déterminée par le délai pendant lequel bailleur et locataire peuvent exercer leurs droits issus du contrat de location.

Le délai de prescription de droit commun est de 5 ans en matière civile, certains contrats de location étant néanmoins soumis à des régimes dérogatoires. Il faut ajouter à cela toute procédure judiciaire pour laquelle les documents doivent être archivés jusqu’à épuisement des voies de recours et règlement complet du litige. La prescription court à compter du jour
où son bénéficiaire a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer (art. 2224 du Code civil).

Ce délai peut être suspendu (arrêt temporaire sans effacer le délai écoulé – art. 2230 Code civil) ou interrompu (délai acquis est effacé et fait courir un nouveau délai de même durée – art. 2231du Code civil). Le délai-butoir est de 20 ans à compter de la naissance du droit (art.2232 du Code civil).

 

Conservation papier ou numérique ?

Le contrat

Un contrat doit être établi en autant d’exemplaires que de parties, avec signature en original. Pour les contrats de location à usage d’habitation, les textes précisent qu’il faut un écrit (art. 3 et 25-13 de la loi du 6 juillet 1989). Pour le bail de tourisme, le texte le dit également (art. L324-2 du Code du tourisme). Pour les baux commerciaux ou professionnels par exemple, les réglementations dédiées sont muettes.

Plus généralement, l’article 1714 du Code civil précise « On peut louer par écrit ou verbalement », le contrat écrit reste la meilleure protection des parties au contrat. Le contrat verbal pose des difficultés de preuve. La reproduction papier ou la numérisation sont des copies, et même si leur lisibilité est assurée, « La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge » 1 .

Souvent, les candidats locataires envoient par courrier électronique les pièces justificatives, cela n’est pas suffisant, il faut vérifier les documents originaux, qu’ils doivent présenter avant la signature du contrat de location, et en conserver une copie.

Dans son offre d’assurance, Protection Loyer vérifie les documents du dossier de votre locataire, pour éviter les dossiers incomplets ou frauduleux.

 

Le bail numérique

La loi ÉLAN 2 programme la mise en place du bail numérique. Une ordonnance, à l’échéance de mai 2020,définira un régime d’agrément des prestataires permettant d’établir des contrats de location conformes à la loi du 6 juillet 1989. Pour les autres contrats, rien n’est prévu.

 

L’état des lieux

Rien ne s’oppose à un état des lieux numérique. Cela est d’ailleurs expressément prévu pour les baux d’habitation par un décret 3 : « L’état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature. ».

Il faut disposer de l’équipement numérique nécessaire : le logiciel et le matériel informatique pour réaliser l’état des lieux dans le logement avec le locataire. Des logiciels d’état des lieux, gratuits ou payants, sont disponibles mais il faut vérifier que le modèle est conforme concernant la forme et les mentions obligatoires suivant les types de contrat, et permet l’apposition d’une signature électronique qui donne au document une valeur d’original, qu’il soit par la suite imprimé ou conservé sous format électronique. Le bailleur doit néanmoins faire la démarche de l’envoyer au locataire selon sa demande : format papier ou électronique.

Pour tous les autres documents attachés à la location ; décompte de charges, diagnostics … ; il faut conserver l’original papier ou numérique pendant la durée adaptée.

1- Article 1379 du Code civil
2- Loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique, art. 217
3- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fi xant les modalités d’établissement de l’état des lieux et de prise en compte de la vétusté des logements loués

Source: UNPI


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