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C’est à l’assemblée des copropriétaires de désigner le syndic. Il convient donc en priorité d’échanger avec les copropriétaires de l’immeuble et de vérifier qu’ils sont convaincus de vos réclamations. S’ils sont d’accord, sachez que vous ne pouvez pas destituer le syndic actuel sans même en avoir choisi un nouveau, au risque de devoir saisir le tribunal de grande instance afin qu’il nomme un administrateur provisoire.
Quand la copropriété est dotée d’un conseil syndical, ce dernier doit proposer aux copropriétaires plusieurs projets de nouveau syndic avant l’assemblée. Cette mise en concurrence est prévue par la loi. Il est donc nécessaire de prospecter et de lancer un appel d’offres afin de trouver le syndic idéal : comparez les contrats de syndic d’au moins trois sociétés, faites jouer le bouche à oreille…
A savoir : un copropriétaire a aussi le droit de faire parvenir la candidature d’un syndic.
Les propositions de prestations des syndics mis en concurrence doivent parvenir au conseil syndical bien avant l’assemblée générale pour qu’il ait le temps de les étudier. Dans cette optique il est fortement recommandé de faire visiter l’immeuble aux candidats syndics de façon à ce qu’ils se rendent compte de son état et du travail à fournir. Suite à leur visite, ils transmettront leur proposition de contrat au conseil syndical. Pour faire jouer efficacement la concurrence, il faut notamment éplucher les prestations comprises dans le forfait pour la gestion courante et décortiquer la liste des prestations particulières ainsi que leur mode de facturation.
A moins d’une faute grave avérée du syndic actuel, le changement se produit à la date d’échéance de son mandat fixée dans son contrat. En amont de la convocation de cette assemblée, il convient donc de faire parvenir au syndic une demande de mise à l’ordre du jour le changement de syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. C’est en principe le conseil syndical qui se charge de cet envoi deux mois avant la date prévue pour l’assemblée générale.
Attention ! Précisez bien les deux sujets sur lesquels l’assemblée aura à se prononcer : le non renouvellement du syndic actuel et la désignation du nouveau syndic. Un vote doit avoir lieu sur chacun des points. Vérifiez que la date de l’assemblée générale soit bien fixée avant la date d’échéance du mandat du syndic, sinon vous risquez de vous retrouver sans syndic.
Le jour de l’assemblée, il est important que les copropriétaires favorables au changement de syndic soient présents en grand nombre. Le vote de l’assemblée doit en effet recueillir la majorité absolue de tous les copropriétaires (article 25 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 régissant les copropriétés). C’est-à-dire plus de 50 % des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble.
Si lors de ce vote, la majorité n’est pas atteinte mais que des candidats ont recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut être effectué immédiatement, qui devra recueillir la majorité simple (article 25-1 de la loi) des présents ou représentés.
Si lors de ce vote, aucun candidat ne recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble, une seconde assemblée se tiendra dans les trois mois et la décision devra être prise à la majorité des présents et représentés (article 24 de la loi).
Dans le mois qui suit la fin de son mandat, l’ancien syndic remet au nouveau tous les documents de la copropriété : archives, état de la trésorerie, fonds disponibles. Il joint un bordereau récapitulatif des pièces fournies. Le conseil syndical en est également destinataire, ce qui lui permet de vérifier qu’il n’y a pas d’oubli. A savoir : si des archives sont manquantes, après mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le tribunal de grande instance.
